V tomto návode sa dozviete, ako môžete nastaviť fakturačný systém Billdu v rámci rozhrania tejto služby. Pokiaľ ešte nemáte službu zakúpenú, môžete postupovať podľa návodu Ako zakúpiť fakturačný systém Billdu. Pre kompletné informácie o tejto službe odporúčame tiež navštíviť priamo nápovedu služby Billdu. Vďaka tejto službe je možné vytvárať faktúry a tiež ich spravovať pokročilým spôsobom. Môžete napríklad vytvárať opakované faktúry, stornovať faktúry alebo ich rôznymi spôsobmi prispôsobovať. Taktiež je možné pridať funkciu pripomenutia neuhradených platieb, vďaka ktorej budú zákazníci notifikovaní.
Základné nastavenie
1. Po zakúpení služby môžete pre nastavenie pokračovať cez administráciu projektu, kde v záložke Moduly vyberiete možnosť Fakturačný systém Billdu.
2. Na tomto mieste postačí kliknúť na tlačidlo Spravovať, ktorým sa dostanete do administrácie služby Billdu.
3. Na úvodnej strane môžete začať so základnými krokmi pre využívanie služby.
4. Pod položkou Vyplňte profil spoločnosti a možnosti platby je potrebné vyplniť pod záložkou Kontaktné a fakturačné údaje informácie o vašej spoločnosti a tiež kontaktné údaje. Rovnako v tomto bode môžete vložiť vlastné logo a podpis.
5. Pod záložkou Platobné možnosti vyplníte svoje platobné údaje (číslo účtu a informácie o banke), taktiež tu môžete nastaviť úhradu prostredníctvom Stripe (online brána pre platbu kartou) alebo služby PayPal.
6. V bode Upravte vzhľad faktúr môžete nastaviť Vzhľad šablóny a vybrať farbu.
Pod záložkou Úpravy šablóny potom nastaviť zobrazenie alebo skrytie jednotlivých políčok faktúry, nastaviť detaily dokumentu a tiež nastaviť počet desatinných miest na zaokrúhlenie.
A v Zmeniť názvy tiež nastaviť jazyk faktúry.
7. Ďalej môžete pod tlačidlom Odošlite faktúry vyskúšať vystaviť prvú faktúru. Pred týmto krokom bude najskôr potrebné vytvoriť nového klienta (viď bod Klienti v tomto návode nižšie).
V rámci vytvárania novej faktúry vyplníte údaje, ako je klient (tohoto je potrebné nastaviť vopred, alebo pridať nového v rámci faktúry), číslo faktúry, dátum vystavenia a splatnosti, platobná metóda, cena za dopravu a zľava. Rovnako pridáte služby alebo produkty, ktoré účtujete. Faktúru uložíte tlačidlom Uložiť vpravo hore.
Následne sa vám zobrazí priamo náhľad faktúry, ktorý môžete prípadne upraviť alebo pridať údaje k platbe.
8. Rovnako si môžete pod tlačidlom Stiahnite si mobilnú aplikáciu stiahnuť aplikáciu pre prácu s faktúrami aj na svojom mobile. Tu si môžete nechať poslať odkaz na aplikáciu alebo prejsť priamo do obchodu s aplikáciami pre Android alebo iOS.
POZOR: Pre prihlásenie do mobilnej aplikácie je potrebné použiť e-mailovú adresu, ktorú používate pre prihlásenie do Webnode.
9. Ďalej je možné v bode Pozvite účtovníka pozvať na spoluprácu ďalších užívateľov.
Vytváranie položiek
V menu napravo potom nájdete panel pre kompletné ovládanie služby Billdu, v ktorom je po rozkliknutí možné vytvárať alebo upravovať konkrétne položky, ako sú Faktúry, Náklady, Produkty a podobne. Pre vytvorenie novej stačí kliknúť na konkrétnu položku v menu a pokračovať tlačidlom Nová… (teda napríklad Nová faktúra). Možnosť pridania jednotlivých položiek je potom daná zakúpeným balíčkom služby Billdu, viac v našom návode Ako zakúpiť fakturačný systém Billdu.
Dokumenty
Tu môžete vytvárať Faktúry, Cenové ponuky a Zálohové faktúry. Ďalej tiež Dodacie listy, Dobropisy alebo Pravidelné faktúry. Všetky tieto dokumenty majú podobné vlastnosti, avšak slúžia na rôzne účely. Vyššie v návode môžete vidieť príklad vytvárania klasickej faktúry (viď bod 7).
Náklady
Tu môžete vytvárať Náklady a Pravidelné náklady. Štandardne vyplníte názov, cenu, daň, obchodníka a dátum. Rovnako môžete nahrať súbor s daným nákladom.
Tiež môžete priamo vytvárať kategórie alebo podkategórie pre Náklady.
Klienti
V tomto bode môžete vytvárať profily klientov a vyplniť údaje, ako je meno, adresa a kontaktné údaje. Môžete tiež pridať poznámku. Zákazníkov tak nebudete musieť vytvárať zakaždým znova.
Služby/Produkty
Na tomto mieste môžete pridávať nové služby alebo produkty, ktoré budete fakturovať. Vyplníte tu bežné vlastnosti ako je názov, popis, cenu alebo prípadnú zľavu. V rámci produktov môžete tiež pridať obrázok.
Nastavenia
V nastaveniach môžete upraviť všeobecné informácie, ktoré boli nastavené v rámci prvej časti tohto návodu, teda údaje o vašej spoločnosti, platobné možnosti, dizajn faktúr a taktiež tu môžete spravovať osoby, s ktorými spolupracujete.
Ďalej tu môžete nastaviť e-mailovú komunikáciu, vrátane podoby notifikácií, v ktorých sú jednotlivé dokumenty zasielané. Prípadne je možné tiež pridať pripomenutie neuhradených platieb – vďaka tejto funkcii budú vaši zákazníci notifikovaní ohľadom platieb, ktoré zatiaľ nevykonali.
Tiež tu môžete nastaviť DPH, ktoré je potom možné používať vo vytvorených dokumentoch.
